Procrastinar: por qué aplazamos tareas y cómo priorizar

Postergar las tareas es una forma de huida que aporta alivio inmediato. Pero las responsabilidades eludidas se acumulan o vuelven como un bumerán. ¿Cómo evitarlo?

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"No entiendo cómo se me ha podido pasar el plazo para pagar este impuesto... Tenía tres meses para hacerlo, lo dejaba siempre para el día siguiente y al final me han puesto una multa" -se quejaba una persona en el banco.

Situaciones como esta, en las que alguna cosa se aplaza demasiado, le suceden a mucha gente. Puede tratarse de una tarea considerada importante, incluso de algo esencial, pero por diferentes motivos se posterga.

Aplazar aquello que uno se propone generalmente provoca sentimientos de culpa. Las personas autoexigentes, así como aquellas que se encuentran bajo una fuerte presión ambiental, serán las que más sufrirán a causa de la dilación de sus planes.

El mundo de múltiples obligaciones e inmediatez en que vivimos alimenta la tendencia a aplazar. Relajarse y saber poner freno a las exigencias del entorno es un paso necesario para liberarse de la culpa y afrontar el problema de forma efectiva; pero no el único.

Aunque la gente conoce el dicho: "No dejes para mañana lo que puedas hacer hoy", en la práctica pocos se lo aplican.

Las tareas se aplazan por miedo y falta de compromiso. También porque no se tienen suficientemente claras las prioridades. Saber definir bien el objetivo, elaborar un plan de acción y lidiar con los imprevistos son recursos muy útiles a la hora de superar la tendencia a demorar aquello que se desea hacer.

¿Qué estás aplazando en este momento y por qué?

Un buen ejercicio para ser consciente de aquello que aplazamos consiste en hacer una lista de obligaciones laborales, de responsabilidades personales y objetivos a largo plazo por los que no se esté haciendo nada, como por ejemplo estudiar para cambiar de trabajo o conversar con la pareja sobre la posibilidad de casarse.

También una lista de tareas a corto plazo, como llamadas telefónicas o búsqueda de cierta información por internet. Cosas que tendrían que estar hechas o que tendrían que estar haciéndose, pero todavía no se han empezado.

¡Es sorprendente el número de tareas pospuestas que existen en la mente!

Una forma muy común de aplazar consiste en sacar de la mente aquello que no queremos realizar. Ojos que no ven, corazón que no siente, ¿verdad? El primer paso para controlar esta tendencia, por tanto, es devolver a la mente consciente aquello que se ha puesto de lado.

Sabiendo lo que se posterga será posible identificar las causas por las cuales se aplaza lo que no se desea aplazar.

Procrastinar por miedo: al cambio, al fracaso...

La razón de la conducta de aplazamiento a veces se encuentra en algún tipo de temor, como el miedo al cambio.

Examinemos el caso de una persona que quiere encontrar empleo pero retrasa ofrecer su currículum a las personas que se lo podrían dar. Por un lado percibe algo positivo: obtener un buen trabajo; pero por otro lado también existe algo que experimenta como negativo.

Un trabajo conlleva para ella algo difícil: dejar de disfrutar de tiempo libre o tener que levantarse antes de lo deseado. Es necesario darse cuenta de la ambivalencia que puede despertar la nueva situación y resolver los conflictos internos que genera antes de tirar adelante.

Relacionado con el miedo al cambio está también el miedo al fracaso. Existen personas que postergan algo por la sencilla razón de que se sienten inseguras y temen equivocarse. En estos casos es importante darse un tiempo para identificar las dificultades y prepararse para afrontarlas.

El miedo cumple una función protectora que a veces puede ser útil. Conviene tomarse el miedo como aliado para hacerse consciente de las propias dificultades y generar recursos para abordarlas.

Aplazar la situación temida en este caso puede ayudar a la persona a sentirse más segura de sí misma. Pero también llega un momento en que hay que tirarse a la piscina.

Existe un margen de incertidumbre en toda nueva aventura que es imposible controlar.

Fracasar es aprender y aprender es vivir. En la vida no existen fracasos sino solo resultados de los que podemos adquirir conocimiento y construir.

Exigirse hacer todo perfecto sin ningún fallo no lleva a ningún lado. Es imprescindible asumir cierto grado de imperfección al igual que de incertidumbre para evolucionar.

Aplazar tareas desagradables: ¿cómo dejar de esquivarlas?

Es frecuente aplazar de forma más o menos consciente las tareas ingratas. Una buena estrategia es hacer lo que no apetece primero para evitar eludirlo.

Se puede anotar por ejemplo en la agenda para el primer momento que se tenga libre. También se puede pensar en todo lo positivo que aporta esa tarea ingrata y apuntarlo en una lista. Finalmente se puede plantear delegar la tarea. Quizá se encuentre a una persona que estaría encantada de hacer aquello que uno realiza a disgusto.

Replantearse las obligaciones para comprometerse con ellas

En ocasiones la causa de la dilación está relacionada con que la persona se siente perdida y no sabe qué dirección tomar. No sirven las prisas si antes no se tienen claros los objetivos. Así pues, hay que dejar a un lado el reloj y tomar la brújula.

  1. Se puede empezar por definir positivamente aquello que se desea hacer. Pongamos que el objetivo es "dejar de acumular objetos viejos en casa". Fijémonos que la atención recae en "acumular", que es lo que se desea evitar. Sería preferible reformularlo empleando la expresión "tirar" , por ejemplo.
  2. Seguidamente habrá que comprobar si el objetivo depende de uno mismo. "Tirar objetos viejos" depende más de uno mismo que la alternativa "que mi pareja tire los objetos viejos".
    • En el caso de que existan objetos que solo puedan ser tirados por otros, habrá que hacer participar al otro de nuestro plan. Puede servir definir con precisión qué se espera del otro y en qué plazo. Si es necesario, se puede comunicar la frustración que produce la conducta de aplazar. También se puede animar a la persona a utilizar alguna estrategia para vencer la tendencia a la demora.
  3. El objetivo debe ser específico, por lo que cambiaremos "tirar los objetos viejos de la casa" por algo más concreto, como por ejemplo: "tirar los objetos viejos del dormitorio". "Tirar los objetos viejos de la cocina" se consideraría otro objetivo.
  4. Un tamaño del objetivo demasiado grande no es factible y lleva al aplazamiento. Para una tarea corta siempre hay un minuto mientras que para una larga nunca hay tiempo. Es conveniente dividir la tarea en partes y ordenar estas partes en una secuencia temporal. Ya lo dice el refrán popular: "Divide y vencerás".

Planificar ayuda a no aplazar puesto que en un principio lo planificado se cumple más fácilmente que lo que se deja al azar.

En definitiva, habrá que trazar un plan de acción en que se especifique cuándo se empieza: "a partir de este fin de semana", por ejemplo, y cuánto durará el proceso: "dentro de 4 semanas evaluaré el grado de cumplimiento y decidiré si sigo con este objetivo". De esta manera se orientan y focalizan los esfuerzos.

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Aplazamiento por exceso de tareas: ¿Sabes priorizar?

En otras ocasiones las demoras pueden atribuirse a un exceso de responsabilidades. En estos casos es básico saber establecer prioridades, es decir, ordenar las diferentes tareas según su grado de importancia.

Para explicar esta habilidad circula el relato de un profesor que utilizó un cubo vacío que llenó con un par de piedras grandes. A continuación preguntó a sus alumnos si cabía alguna cosa más.

Sin esperar respuesta sacó de una bolsa un puñado de piedras más pequeñas, las metió en el cubo y volvió a hacer la misma pregunta. Los alumnos observaban cómo su profesor volvía a sacar de la bolsa un saquito de arena y lo metía en el cubo.

Finalmente, llenó un vaso de agua y lo derramó en el cubo. En este momento preguntó qué habían aprendido del experimento. Un alumno dijo que, aunque pueda parecer que ya no cabe nada, siempre cabe alguna cosa más.

El profesor dijo que lo que él había querido mostrar era que si no se ponen las piedras grandes al principio (los fundamentos) después ya no caben. ¿Cuáles son las piedras grandes de nuestra vida en estos instantes? ¿Cuáles las pequeñas? ¿Y la arena? ¿Y el agua?

Establecer primero lo primero y segundo lo segundo, ayuda en gran manera a aprovechar mejor el tiempo y a sentirse satisfecho con uno mismo.

Para ello hay que realizar un trabajo de introspección e identificar las cosas que son urgentes y las que no lo son tanto. También, las cosas que son importantes aunque no urgentes, y que no deberían olvidarse. No hay que dejar que lo urgente nos quite el tiempo para lo importante.

Clasificar las tareas para ordenarlas

Poner los patos en fila es lo que hace la madre pata cuando sus patitos se salen de la línea recta. Al igual que la familia de patos, los objetivos avanzan mejor si se mantienen en un orden acorde con las prioridades personales. Cuando nuestros "patitos" empiezan a despegarse de la fila, existe un peligro: seguramente acabemos procrastinando.

Cuando se tiende a aplazar las tareas o estas se acumulan más allá de lo deseable, puede resultar muy útil el método del ABC para identificar las prioridades.

Consiste elaborar una lista que las detalle en función de una fecha determinada y en las que se establezca su grado de urgencia en tres categorías: A, B y C.

  • Las tareas A son las que es necesario hacer y pronto. Cuando se realizan pueden deparar resultados extraordinarios. Si se dejan sin hacer pueden generar consecuencias serias, desagradables o desastrosas.
  • Las tareas B son las que se deberían hacer sin excesiva demora. No resultan tan apremiantes como las de tipo A pero siguen siendo importantes. Se pueden posponer pero no por mucho tiempo. Al cabo de cierto tiempo pueden ascender a la categoría de A.
  • Las tareas C son las que se pueden dejar de lado sin que se produzcan consecuencias. Algunas pueden permanecer en esta categoría indefinidamente. Otras pueden ascender a la categoría B o A si se acercan a la fecha tope de finalización y mantienen su interés.

La gracia del método es que, aparte de poner orden y jerarquizar las prioridades, ayuda a ser consciente de las emociones que surgen ante las tareas, más allá de su urgencia.

Quizá lo último que se deseaba hacer el día siguiente era llevar un paquete a correos, pero es frecuente que el disgusto ante la tarea disminuya al asignarle una prioridad A. Entonces deja de ser una obligación y se convierte de alguna manera en un objetivo. La lista de tareas con valores ayuda a programarlas mejor.

A más interrupciones, menos eficacia

Con una idea clara de las prioridades se puede construir un plan de acción que responda a las propias necesidades. Pero siempre pueden aparecer imprevistos que interrumpan o alteren el plan establecido.

Ante cualquier situación, hay que ser flexible y adaptarse pero sin olvidar lo planificado. Se hace necesario sopesar en todo momento qué es lo más importante o urgente.

Y no se debe olvidar que toda tarea requiere un tiempo tanto mayor cuantas más veces se interrumpe y se reanuda.

Por esta razón se debe evitar el despiste. Una buena forma de conseguirlo es eliminando los elementos de distracción más habituales. Por ejemplo, si alguien quiere concentrarse en terminar un informe o una carta, puede apagar el teléfono móvil y no abrir los correos electrónicos mientras tanto.

Se trata de no empezar algo nuevo antes de terminar lo que se estaba haciendo. Y evitar hacer varias cosas a la vez. Resulta mucho más efectivo hacer una cosa detrás de otra.

"Mejor bajo presión": cuidado con las trampas de la adrenalina

Algunas personas obtienen satisfacción al hacerlo todo en el último momento. El reto de realizar una actividad en unas condiciones difíciles provoca una descarga de adrenalina en la sangre. Esto se vive con una intensidad emocional que en algunos casos puede favorecer la concentración y en otros ser adictiva.

El problema de obrar de esta manera es que es más difícil rectificar. Además se pierde la flexibilidad de adaptación a los imprevistos que puedan surgir.

En cierto modo estas personas actúan de forma infantil intentando eludir sus obligaciones. Se rebelan ante lo que viven como imposiciones de padres, profesores o jefes, hasta que el sentimiento de culpa o de temor les hace reaccionar.

Pero un adulto no tiene que rendir cuentas a nadie más que a sí mismo. La solución requiere comprometerse para vivir de una forma tranquila sin evadirse de las responsabilidades.

El compromiso con uno mismo implica saber decir que no. A veces una persona se impone hacer cosas que no quiere y no tiene por qué hacer. Muchos compromisos se adquieren simplemente para quedar bien o para demostrarse que se es capaz de asumirlos.

Tener demasiadas responsabilidades provoca incumplimiento de los plazos y estrés. Por esto es tan importante rechazar lo que nos impida vivir tal como deseamos.

Libros para aprender a priorizar

  • Primero, lo primero; Stephen R. Covey, R.A. y R.R. Merrill. Ed. Paidós
  • Los 7 hábitos de la gente altamente efectiva; Stephen R. Covey. Ed. Paidós

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